• Christine Gaulke Coaching

Das jährliche professionelle Mitarbeitergespräch Vom "Müssen" zum "Dürfen"

Der Artikel ist in der Fachzeitschrift Krankenpflege 05/2020 erschienen Autorin Christine Gaulke

Ein gut strukturiertes Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch kostet viel Zeit. Doch die Investition lohnt sich. Mitarbeitende, die echte Wertschätzung und Respekt erfahren, sind leistungsbereiter und identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen. Professionell geführte Mitarbeitergespräche müssen jedoch gut vorbereitet sein und dürfen nicht zu Konfliktvermeidungs- oder Bequemlichkeitsgesprächen werden.

«Wenn Du nicht aufhören kannst, daran zu denken, hör nicht auf, dafür zu kämpfen». Dieser Satz, den ich durch Zufall einmal gelesen habe, ist zu einem wertvollen Ratgeber für mich geworden. So auch in Verbindung mit der teilweise ungenügenden Qualität von Mitarbeitergesprächen.

Strategie zur Mitarbeiterbindung

Die Suche nach qualifizierten, wertvollen Mitarbeitenden und die Bindung dieser an das Unternehmen wird immer aufwendiger. Diese Gespräche können jedoch ein wertvoller Bestandteil einer Mitarbeiterbindungs-Strategie sein. Es stellt sich die Frage, ob es klug ist, dieses Instrument durch eine halbherzige Umsetzung aus der Hand zu geben. Die Wichtigkeit einer guten und regelmässigen Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden ist unumstritten. Eine im Rahmen meiner Abschlussarbeit durchgeführte Umfrage zeigt deutlich, dass sowohl von Vorgesetzten, als auch von Mitarbeitenden überwiegend ein hoher bis sehr hoher Nutzen in diesen Gesprächen gesehen wird.

Immenser Zeitaufwand

Meine Erfahrung ist, dass strukturierte, auf den einzelnen Mitarbeitenden zugeschnittene Mitarbeitergespräche mit einem immensen Zeitaufwand verbunden sind. Soll das Unternehmen, der Vorgesetzte und der Mitarbeitende diese Zeit investieren? «Time is money» – ein gut strukturiertes Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch kostet viel Zeit, respektive viel Geld. Es stellt sich die Frage, wie können diese Mitarbeitergespräche einen so grossen Mehrwert für das Unternehmen generieren, dass dieser Aufwand gerechtfertigt ist. Das Gesamtergebnis des Mitarbeitergespräches sollte sowohl für den einzelnen Mitarbeitenden, als auch für das Unternehmen eine Bereicherung sein. Der Mitarbeitende profitiert von der Wertschätzung und dem Respekt für seine erbrachten Leistungen, das offene Ohr für seine Entwicklungswünsche und die daraus entstehende Zufriedenheit. Die Folge ist eine grössere Leistungsbereitschaft des Mitarbeitenden für das Unternehmen. Nicht vernachlässigen sollte man auch den Aspekt, dass zufriedene Mitarbeitende sich mit dem Unternehmen identifizieren und für ein kostenloses Marketing sorgen. Gleichzeitig bleibt das Know-how dieser wertvollen Mitarbeitenden dem Unternehmen erhalten.

Die Realität beurteilen

Die immer engeren finanziellen Spielräume und das auch im Gesundheitswesen zur Realität gewordene «Fighting for Talents» machen eine Professionalisierung in der Führung und Betreuung von Mitarbeitenden unumgänglich. Jeder Führungskraft sollte daher klar sein: Eine nicht der Realität entsprechende Beurteilung des Mitarbeitenden rein aus Konfliktvermeidung, ist ein Defizit im Führungsverhalten.

Die Bewertungen im Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch haben zwingend nach der tatsächlichen Leistung und dem Verhalten des Mitarbeitenden zu erfolgen. Konfliktvermeidungs- oder Bequemlichkeitsgespräche darf es nicht geben.

Klar definierte Regeln

Der Termin für das Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch wird dem Mitarbeitenden vier Wochen vor dem Gespräch bekanntgegeben. Der Mitarbeitende wird aufgefordert, sich gezielt, idealerweise mit einem standardisierten Vorbereitungsbogen, Gedanken zum eigenen Arbeits- und persönlichen Verhalten, inkl. Erreichung vereinbarter Ziele zu machen. Der vereinbarte Termin ist beiderseits verbindlich einzuhalten. In der Regel ist es ein VierAugen-Gespräch. Sollte es im Rahmen einer dualen Führung mehrere Vorgesetzte geben, muss der Mitarbeitende im Vorfeld über den Teilnehmerkreis informiert werden. Des Weiteren sind Störungen auszuschliessen. Dazu gehört zum Beispiel das Ausschalten des eigenen Telefons. Der zeitliche Rahmen liegt zwischen 30 Minuten und einer Stunde. Längere Gespräche führen in der Regel nicht zu einem besseren Ergebnis.

Nicht nach «Schema F»

Ein qualifiziertes professionelles Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch läuft nicht nach «Schema F» ab. Ein gut geplanter, individueller Einstieg unterstreicht den professionellen Charakter des Gespräches. Die Begrüssung des Mitarbeitenden und die kurze Erläuterung über die Struktur und den Ablauf des Gespräches machen den Anfang. Daran angeknüpft erfolgt das eigentliche Mitarbeitergespräch. Eine Willkürlichkeit im Gespräch wird verhindert, wenn das Gespräch nach strukturierten und standardisierten Schwerpunkten gegliedert wird. Einer meiner wichtigsten Grundsätze dabei ist, dass das Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch durch die Individualität jedes einzelnen Mitarbeitenden etwas «Einzigartiges» wird.

In diesem Gespräch müssen jedoch auch kritische Themen angesprochen werden. Nur ein ehrliches Gespräch ist für den Mitarbeitenden fair, entspricht dem Sinn eines Beurteilungs- und Entwicklungsgespräches und hilft dem Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln. Es darf keineswegs eine «Abrechnung von Fehlern» sein. Mit dem Mitarbeitenden werden seine persönlichen Ziele und die aus Sicht des Vorgesetzten vorhandenen Entwicklungsmöglichkeiten besprochen. Die Ziele des Unternehmens müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Danach sollte der Mitarbeitende auf jeden Fall die Möglichkeit bekommen, ein Feedback an den Vorgesetzten zu geben. Denn auch der

Vorgesetzte ist Mitarbeitender im Unternehmen und muss die Chance erhalten, sich weiterzuentwickeln.

Umgang mit Fremdsprachigen

Ich möchte anregen, sich im Unternehmen Gedanken zu machen, wie man auch den Mitarbeitenden gegenüber gerecht wird, die nicht mit Deutsch als Muttersprache aufgewachsen sind. Diese Mitarbeitenden sind auf Grund eines mangelnden Sprachverständnisses oftmals nicht in der Lage, sich gezielt auf das Gespräch vorzubereiten. Sie verdienen jedoch ebenfalls unseren Respekt und unsere Wertschätzung. Der Einsatz von Piktogrammen im Beurteilungsbogen oder die Zuhilfenahme von Dolmetschern könnten hierbei Hilfestellungen sein.

Zum Schluss möchte ich dazu ermutigen, sich regelmässig mit den Mitarbeitenden auszutauschen. Dies bewahrt vor Überraschungen im jährlich geführten professionellen Mitarbeitergespräch.


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